Rapport à:      Manitoulin-Sudbury DSB

De :                Donna Stewart, directrice des services sociaux intégrés et Anne Quenneville, superviseure du                                     programme Ontario au travail

Date:              25 juin 2020

Re:                 Vérification d’Emploi Ontario - Rapport de problème

But de l’objectif

Fournir à la Commission une mise à jour sur la vérification d’Emploi Ontario qui a été effectuée par le ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences (MLTSD) en décembre 2019.

Arrière-plan

Entre 2014 et 2019, le ministère a effectué huit audits. Les six premiers rapports de vérification étaient de nature mineure et les rapports ne faisaient pas plus de deux pages. Les deux derniers rapports de vérification étaient de nature plus intense et comportaient des rapports de vérification de treize et vingt et une pages.

Audit d’avril 2019

Les 16 et 18 avril 2019, le ministère a effectué une vérification de tous les programmes d’Emploi Ontario (Services d’emploi, Connexion Emploi jeunesse et Connexion emploi jeunesse- Été). Quatre (4) membres du personnel de la MLTSD étaient présents pour la présente vérification.

Le 4 juin 2019, le personnel de l’ORD de Manitoulin-Sudbury a reçu une lettre de rétroaction indiquant que le Ministère avait fait remarquer que nous offrons une expérience client positive tout en préservant la confidentialité et en assurant la protection de la vie privée. Ils ont également observé une amélioration des notes de cas significatives et détaillées dans nos dossiers clients.

Dans le cadre de l’examen, ils ont choisi les dossiers des participants et des employeurs correspondants (le cas échéant) dans les programmes Services d’emploi, Connexion Emploi jeunesse et Connexion Emploi jeunesse-Été. Ils ont également validé les données du Système d’information d’Emploi Ontario par rapport à nos dossiers de participants. En résumé, ils ont examiné ce qui suit :

Programme d’études          Nombre de dossiers de participants examinés

Services d’emploi                                                    35
Connexion emploi jeunesse                                    3
Connexion Emploi Jeunesse: Été                           12

D’après les constatations de la visite de surveillance et l’examen des exigences de conformité de notre entente sur les services d’emploi, le ministère a déterminé que notre site de prestation de services ne respecte pas les principales mesures de conformité et de responsabilisation. Par conséquent, notre site n’était pas conforme à l’entente de service à l’emploi. Par conséquent, l’ORD avait été placé sous contrôle officiel.

En réponse à cette vérification, notre site de prestation de services a présenté un plan d’action indiquant les jalons et les échéanciers indiquant nos stratégies pour remédier aux problèmes décrits dans le rapport de vérification.

Le ministère ne nous a informés d’aucun rajustement requis pour l’approbation.

Ils ont également indiqué à ce moment-là que si, six mois après la mise en œuvre du processus d’examen officiel, le ministère détermine que notre organisation n’avait pas terminé le plan d’action approuvé et/ou n’est toujours pas conforme à l’entente sur les services d’emploi, le ministère pourrait mettre fin à l’entente sur les services d’emploi et/ou ne pas offrir à notre organisation une nouvelle entente à l’expiration de l’entente actuelle.

Audit de décembre 2019

Les 17 et 18 décembre, trois (3) membres du personnel de la MLTSD ont effectué une vérification de suivi.

Cinq mois et demi plus tard, le 3 juin 2020, le personnel de l’ORD de Manitoulin-Sudbury a reçu une lettre de la MLTSD indiquant qu’il avait examiné nos progrès par rapport à votre plan d’action en sélectionnant les dossiers des participants et des employeurs des programmes Services d’emploi, Connexion emploi jeunesse et Connexion emploi jeunesse : Emplois d’été. Ils ont également validé les données du Système d’information sur Emploi Ontario – Système de gestion des cas par rapport à nos dossiers de participants.

Le personnel de la MLTSD a discuté des progrès réalisés dans le cadre de notre plan d’action en examinant et en discutant de chaque mesure de suivi au cours d’une réunion avec les gestionnaires et le personnel. Le ministère a également donné l’occasion de cerner les questions relatives aux programmes et/ou au système.

D’après les constatations de la visite de soutien et l’examen des exigences de conformité de notre entente sur les services d’emploi, le ministère a déterminé que notre site de prestation de services 4087A s’est amélioré. Par exemple, le personnel est inscrit pour recevoir des mises à jour du site Web du ministère et maintenant fournir des mises à jour au gestionnaire. De plus, les dossiers des clients comprennent maintenant des résumés signés des plans de service et ont des notes détaillées à déposer. Ces notes à déposer ont été essentielles pour comprendre l’intervention des clients du point de vue de l’examen des dossiers. Le superviseur du programme Ontario au travail visite le bureau sur une base mensuelle afin d’examiner le rendement du programme et de s’assurer de la qualité lorsque les dossiers sont fermés.

Bien qu’il y ait des améliorations, d’autres questions clés de conformité demeurent et sont décrites dans le rapport de vérification. Par conséquent, encore une fois, notre site n’est pas conforme au Service de l’emploi, à Connexion Emploi Jeunesse et Connexion Emploi Jeunesse : Ententes d’été et, par conséquent, l’ORD demeurera sous contrôle officiel.

Notre site de prestation de services est tenu de mettre à jour notre plan d’action indiquant les jalons et les échéanciers d’ici le 10 juillet 2020. Notre plan d’action a permis de trouver des stratégies pour remédier aux problèmes décrits dans le rapport.

Sur réception du plan d’action, le ministère examinera le plan et l’approuvera ou demandera des précisions supplémentaires.

Si, six mois après la mise en œuvre du Plan d’action révisé, le ministère détermine que notre organisation n’a pas terminé le plan d’action approuvé et/ou qu’elle n’est toujours pas conforme aux ententes sur les services d’emploi, Connexion emploi jeunesse et Connexion emploi jeunesse : Ententes d’été, le ministère peut mettre fin aux nouvelles ententes de notre organisation ou ne pas les offrir à l’expiration des ententes actuelles.

Conclusion de l’accord

Le personnel de l’ORD manitoulin-sudbury s’est engagé à travailler en étroite collaboration avec le Ministère au cours des prochains mois pour s’assurer que nous nous conformes au Plan d’action, mais le personnel doit avoir une conversation avec les représentants du ministère pour comprendre quelques éléments d’observation décrits dans le Plan d’action.